各學(xué)院、各研究院：

　　研究生個人檔案是研究生在學(xué)期間學(xué)習(xí)和品行的重要記錄，管理研究生在學(xué)期間檔案是研究生教育的重要組成部分，為使我校研究生檔案管理更加規(guī)范，近期將對2021級研究生新生檔案開展復(fù)查工作，具體安排如下：

　　一、時間安排：

　　2021年9月22日-27日

　　二、工作內(nèi)容：

　　1.核查新生入學(xué)前檔案各類資料情況：學(xué)院按每生一份提前打印好檔案材料目錄表（見附件1）帶到核查現(xiàn)場并做好登記。新生原有檔案目錄要放進整理后的檔案袋內(nèi)，核查后的新目錄要粘貼在檔案袋上。

　　2.若新生為團員、積極分子、發(fā)展對象、預(yù)備黨員，則提取團籍、黨籍等材料帶回學(xué)院。若新生為正式黨員，則確認材料無誤后放回學(xué)籍檔案。

　　3.學(xué)院自行審查并登記學(xué)生無犯罪記錄情況。

　　4.清點未到檔新生名單，并填寫《XX學(xué)院新生檔案整理情況明細》（該表整理當天由管理辦提供）。核查結(jié)束后將該表交回各校區(qū)管理辦（如學(xué)生檔案材料中只有黨員材料，視為缺檔）。

　　5.各學(xué)院到研究生院管理系統(tǒng)http://yjsy.scnu.edu.cn/對檔案復(fù)查情況正常的學(xué)生進行“到檔”操作。

　　6.各學(xué)院負責(zé)跟進檔案催收工作，通知缺檔學(xué)生于9月30日之前將檔案調(diào)入學(xué)校。

　　三、注意事項：

　　1.各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員帶隊到場核查，統(tǒng)籌安排各項工作。

　　2.學(xué)生不能接觸本人檔案，查閱檔案時必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，禁止對檔案材料拍照、復(fù)印，嚴禁泄露檔案信息。嚴禁私自涂改、圈劃、調(diào)換檔案材料等。

　　3.各學(xué)院于9月18日17:30前致電研究生院管理辦預(yù)約復(fù)查檔案時間。

　　研究生院

　　9月17日