為了合理、充分利用我校教學資源和辦學資源，規范管理研究生培養環節有保存利用價值的紙質與電子材料（以下簡稱培養材料），使其既能反映研究生培養環節的主要職能活動，維護其歷史面貌，又便于分級與分類保管。根據《普通高等學校檔案管理辦法》、《沈陽工業大學檔案管理文件制度匯編》及研究學院內部規范管理需要，特制訂本規定。

　　一、培養材料保管機構

　　根據培養材料保存價值及重要程度分別由沈陽工業大學檔案館、研究生院、專業學院三個部門保管。

　　二、培養材料的分級與范圍

　　（一）培養材料的分級

　　1．按照《沈陽工業大學檔案管理文件制度匯編》要求，移交給校檔案館的培養材料一律視為重要材料（以下簡稱歸檔材料），保管期限與保管辦法遵照校檔案館相關規定執行。歸檔材料整理與歸納由研究生院或專業學院負責，并于規定時間移交校檔案館。

　　2．其余非移交校檔案館材料（以下簡稱非歸檔材料）分別由研究生院和專業學院負責保管，保管期限依材料性質而定。

　　（二）培養材料的范圍

　　1．歸檔材料的范圍是：

　　上級機關下達法規政策文件材料；

　　學生學籍管理過程中形成的重要文檔、文件材料；

　　組織研究生教學過程中形成的重要文檔、文件材料；

　　學位授予后形成的重要文檔、文件材料；

　　其他視為重要的文檔、文件材料。

　　2．非歸檔材料的范圍是：

　　體現原始記載的文檔材料；

　　組織研究生教學、考務過程中形成的一般性文檔材料；

　　指導教師、任課教師管理過程中形成的一般性文檔材料；

　　學位材料審查過程中形成的一般性文檔材料；

　　各培養單位提交有關研究生教育的文檔材料；

　　與校外單位合作辦學的協議、證明；

　　其他一般性管理事務文檔材料。

　　三、保管期限

　　培養材料的保管期限分為永久、定期兩種。凡是能反映研究生培養主要職能活動和基本歷史面貌的具有長久保存和利用價值的，應永久保存。凡是在一定時期內需要查考利用的，應分為長期（15-50年）、畢業后三年、畢業后兩年、畢業后一年、短期四種定期保管類型。凡是介于兩種期限之間的，應從長保存。

　　歸檔材料的保管期限依據校檔案館規定執行。

　　非歸檔材料分別采用永久和定期兩種保管期限。如有相應電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。具體見附表。

　　四、非歸檔材料的超限處理

　　超出保管期限的，由研究生院或各培養單位統一銷毀。

　　五、其他

　　本辦法自公布之日起施行，由研究生院負責解釋。