第一章 總 則

　　第一條為適應我校研究生教育綜合改革的需要，實現研究生檔案管理的標準化、規范化和科學化，根據國家檔案管理的有關規定，結合我校實際情況，特制定本辦法。

　　第二條研究生檔案是記錄和反映研究生個人經歷的重要文字材料，是考察研究生本人學習、工作、生活和成長情況的重要依據，研究生檔案管理是研究生教育和管理工作的重要組成部分。

　　第三條研究生院（研究生工作部）負責研究生檔案管理工作的指導監督，各研究生培養單位負責研究生檔案的保存管理。

　　第二章 擬錄取考生檔案的審核和整理

　　第四條擬錄取考生的檔案由研究生院（研究生工作部）負責簽收，根據研究生招生辦公室提供的擬錄取名單，按照考生所屬研究生培養單位和專業進行分類整理。并于每年九月下旬移交至研究生培養單位。

　　第五條研究生檔案材料移交時，須填寫研究生院（研究生工作部）統一印制的《檔案移交登記單》，一式兩份，由交接雙方確認核對后簽字，各執一份。

　　第六條各研究生培養單位負責對擬錄取考生檔案進行審核，審核內容包括：

　　1.報考研究生前各個學習和工作階段的檔案材料是否齊全；

　　2.最后學歷與報考學歷是否一致；

　　3.相關黨團材料是否齊全。

　　第七條各研究生培養單位須將擬錄取考生檔案審核情況反饋給研究生院（研究生工作部），審核不合格的考生檔案由研究生招生辦公室退回考生原單位，材料不齊全的要求考生補齊。

　　第八條審核合格的擬錄取考生檔案作為研究生入學前檔案材料，由所屬研究生培養單位負責管理和保存。

　　第三章 研究生在校期間相關材料歸檔

　　第九條研究生檔案材料包括入學前檔案和在校期間歸檔的材料，研究生在校學習期間應歸檔的材料包括以下內容：

　　1.碩士研究生歸檔材料：黨、團組織相關材料；攻讀碩士研究生入學登記表；碩士研究生登記表；成績單；授予學位證明書；畢業研究生登記表；就業通知書；入學體檢表；學籍異動材料；推免生材料；獎懲材料以及其它具有保存價值、應予歸檔的研究生個人材料。

　　2.博士研究生歸檔材料：報考攻讀博士學位研究生登記表等考務檔案材料；博士研究生登記表；授予學位證明書；畢業研究生登記表；成績單；入學體檢表；學籍異動材料；獎懲材料以及其它具有保存價值、應予歸檔的研究生個人材料；非定向博士研究生還應包括就業通知書。

　　第十條研究生檔案材料歸檔的有關要求：

　　1.每份檔案袋上要列出研究生歸檔材料的具體目錄，詳細記載歸檔的主要材料。

　　2.研究生歸檔材料應真實準確，完整清晰，凡規定由組織審查蓋章的，應當加蓋公章，規定由本人的簽字須由本人簽字。

　　3.檔案材料須用藍黑鋼筆或簽字筆填寫，嚴禁涂改、修補和其它技術處理。

　　第四章 研究生檔案的查閱與使用

　　第十一條校外有關單位和個人因工作需要查閱研究生檔案的，應當由2人以上持單位組織、人事部門或公安、保衛部門的介紹信，出具有關身份證明，說明查閱內容及目的，方可在檔案管理人員在場的情況下查閱檔案，并按規定予以登記。

　　第十二條研究生檔案一般不予借閱，確因工作需要必須借閱的，應當由借閱單位出具證明，填寫《研究生檔案借閱審批表》，經各培養單位主管領導批準后方可辦理借閱手續。

　　第十三條研究生檔案借閱時間不得超過7天，若情況特殊需延期的，應補辦借閱手續。外借檔案歸還時，檔案管理人員應根據檔案目錄核對材料，履行歸還手續。

　　第十四條查（借）閱研究生檔案時，應當嚴格遵守保密制度和閱檔規定，不得涂改、勾畫、標記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。未經批準不得擅自摘記、拍攝、復制檔案內容。

　　第十五條研究生本人不得查閱個人檔案。確有極特殊原因需要復制本人相關檔案材料的，須由研究生本人提交書面申請，說明需要何種證明材料和使用目的，經各培養單位研究生檔案主管領導批準后，由檔案管理人員按規定辦理。

　　第五章 研究生檔案的轉遞

　　第十六條研究生畢業后，由各培養單位按照研究生院（研究生工作部）關于畢業生檔案封裝要求進行整理、封存，并在規定時間內移交給研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）通過中國郵政進行轉遞。

　　第十七條畢業派遣研究生檔案的轉遞依據為就業通知書；升學研究生檔案轉遞依據為錄取通知書或調檔函；在職研究生檔案的轉遞依據為其單位所開具的調檔函。

　　第十八條畢業研究生檔案若因特殊情況需個人提取的，須提供檔案接收單位調檔介紹信和提檔人有效身份證件。

　　第十九條在畢業研究生檔案轉遞完成3個工作日后，研究生院（研究生工作部）將檔案轉遞去向在研究生院網站學生管理欄目的最新動態進行公布，為畢業研究生提供查詢服務。

　　第二十條結業、肄業和中途退學的研究生檔案，各培養單位根據接收單位出具的接收證明材料報研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）統一進行轉遞。

　　第六章 研究生檔案管理的檢查監督

　　第二十一條研究生院（研究生工作部）要對各研究生培養單位研究生檔案管理工作進行不定期檢查，確保研究生檔案管理工作的有序進行。

　　第二十二條研究生檔案管理的相關工作人員要熟悉檔案管理業務，嚴格遵守檔案管理紀律，確保研究生檔案的連續、完整與安全。

　　第七章 附 則

　　第二十三條本辦法自公布之日起執行，本辦法由研究生院（研究生工作部）負責解釋。

　　第二十四條本辦法自公布之日起，《東北財經大學研究生檔案管理辦法》（東北財大研究生研發[2012]13號）同時廢止。